白天文字
通知、合同、纪要在文字窗改。标题套样式，方便晚上导出目录，也方便侧边大纲跳条款。
桌面端
桌面常驻时，白天在WPS Office里写文字、算表格、排演示，下班前把终稿导出带目录的PDF。电脑与手机仍登录同一账号，但复杂排版、多窗口对照和归档只在桌面做。新电脑请先完成WPS下载与WPS Office下载，装好WPS中文版再恢复上次文件，避免一上班就在空白窗口里另存分叉。
白天窗口是活的：合同、汇总表和大纲一起改。下班归档是把当时版本冻成可检索的PDF，不是把可编辑稿从云文档挪走。四件套仍按类型分工，不要把工资明细写进演示页，也不要把条款硬塞进表格格子。日终归档夹按日期单独建立，与窗口里的活稿分开。
通知、合同、纪要在文字窗改。标题套样式，方便晚上导出目录，也方便侧边大纲跳条款。
金额和清单在表窗算。汇总行只放公式，日终导出的PDF里的数应与表一致。
汇报页只放结论，详细过程留在文字或表。页序白天锁定，晚上不必把整套幻灯片打进归档夹。
导出带目录和书签的PDF，文件名带日期。次日开机仍恢复云文档窗口，不反开PDF续写。
桌面端打开旧doc、早期xlsx和带复杂母版的pptx，一般能进窗口，仍有几处要人工看：缺失字体、分节页眉、旧式宏、嵌入对象。全天驻留时先把历史稿转成现行docx或xlsx再并排改，减少晚上导出目录错位。
| 格式 | 桌面端通常能保留 | 打开后先检查 |
|---|---|---|
| 旧doc | 正文和基本样式 | 分页是否多一页、目录域是否需更新 |
| docx | 修订、批注、标题样式 | 非常用字体替换后条款编号是否错位 |
| xlsx | 常用函数、筛选、冻结 | 宏和外部数据源；保护区域是否还在 |
| pptx | 母版、标题、图片 | 动画和嵌入音视频；大纲标题是否还能联动 |
| 图片型PDF | 阅读和批注 | 不能当可编辑合同，识别后须人工核金额 |
窗口整天开着，批注会陆续进来。WPS Office把云评论挂在对应段落或单元格，不是另开一个聊天室。法务在合同窗留的意见，财务在表窗能看到指向的价款行。关掉软件再开，未解决的评论还在，前提是文件仍是云文档。
评论写清位置：“第三条第二款日期与封面不一致”，比只写“再看看”有用。谈拢后再改正文并接受修订，不要把窗口当聊天记录用到深夜还不归档。权限仍按能看、能评、能写划分，不要因为窗口常驻就给所有人编辑权。
多级标题、分节页眉、表头冻结、演示母版，都在桌面窗口完成。手机只补一个日期或回一条评论。同一账号保证路上改过的数早上还在表窗，但不要在小屏上重排红头和目录。
另存到桌面看起来像留了备份，实际会生出一份不再接收同事修订的副本。次日开机恢复的是云文档窗口，你却可能打开桌面上那份“周一再用”，数字会和共享表分手。
| 动作 | 后果 | 应改成 |
|---|---|---|
| 下班另存桌面docx | 第二天出现两份合同 | 窗口不关或只关显示，文件留在云文档 |
| 把表另存xls带到U盘 | 公式和保护区容易丢 | 共享链接给同事，U盘只拷当天PDF |
| 演示另存改名最终 | 页序和大纲不再同步 | 云文档一份为准，对外导出PDF |
| 把PDF再另存为docx | 版式拆碎，修订无法接 | 继续改原来的文字稿或表格稿 |
| 桌面快捷方式当交稿 | 换机或清缓存后空窗 | 交共享链接，快捷方式只作本机入口 |
源稿已用标题样式时，勾选书签即可按章条展开。手加粗的标题不会进目录。WPS Office导出后打开书签窗抽查第一层和最后一层。
先看首页发文字号，再看末页附件，最后更新目录域。分页多一页时先查分节符，不要直接删空行凑页。
未解决评论在任务栏和窗口标题提示。关掉客户端不会清除评论本身。处理完再点已解决，以免第二天开机误以为是新意见。
登录同一账号后从最近列表打开合同与汇总表，再左右吸附一次。本机坐标不会随账号走，文件会。
客户端在另存到非云路径时增加提醒。若必须留离线包，标明日期且次日以云文档为准覆盖，不要两份一起改。
目录式PDF依赖标题样式，不是导出时临时生成一份假目录。合同按章条、纪要按决议、汇报按页标题，导出时勾选书签和页码。合并授权书或附表时按文件顺序拼接，合并后再看页码是否重排。扫描件识别只供检索，关键金额必须人工看一眼，不能单独当作当天归档件。
对外只发PDF时，手边仍要留可编辑的文字稿或表格稿。三个月后改一个日期，应回到云文档窗口，而不是从PDF再敲一遍。
新工位要做WPS下载时，请转到下载页完成WPS Office下载，安装WPS中文版后再登录原账号、恢复上次文件。Windows用站内安装包，macOS、iOS、Android走官方入口。装好先打开样例合同和样例表，再挂正式共享稿，避免空窗另存造成分叉。
需要WPS下载、WPS Office下载或WPS中文版桌面安装包时，使用下载页主按钮取包并验签，不要改用聊天转发。